Realizar um evento da empresa pode ser uma ótima experiência tanto para a marca quanto para os consumidores. Mas, diante das medidas de distanciamento social por causa do coronavírus, muitos organizadores estão em dúvida se devem continuar adiando futuros eventos ou se é melhor fazer o evento on-line.

Veja, então, algumas considerações sobre quando é melhor criar um evento presencial e quando é melhor criar um evento virtual.

A incerteza dos organizadores de eventos

Vamos abordar primeiramente a questão de remarcar um evento presencial ou pensar na realização de um novo.

O problema da pandemia de Covid-19 para os organizadores de evento é que ela não é linear nem geograficamente limitada. Isso torna consideravelmente mais difícil encontrar uma solução alternativa para a organização do evento.

Por exemplo, no caso do “ciclone bomba” que tivemos em Santa Catarina, tratou-se de um fenômeno isolado. Se um evento estivesse previsto para aquele dia, poderia ser transferido para uma nova data, inclusive no mesmo local.

No entanto, com o novo coronavírus é diferente. Ainda que uma região esteja controlando a pandemia em determinado momento e a marca decida fazer o evento físico dali a dois meses, não há como prever se no fim desse prazo será possível de fato realizar o evento. Nesse meio-tempo pode haver uma nova onda da doença naquele local e desfazer os planos dos organizadores.

Diante disso, nas empresas tem-se considerado a possibilidade de fazer o evento on-line. Mas é preciso entender quando vale ou não vale a pena seguir por esse caminho.

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O evento on-line tem algumas vantagens, mas também desvantagens. (Foto via Freepik)

Por que fazer um evento on-line?

Mais do que ser uma alternativa à experiência presencial, o evento on-line tem vantagens próprias.

É mais econômico

Um evento físico tem maiores gastos não somente para os produtores, mas também para o público, principalmente com transportes e hospedagens, em alguns casos.

Além disso, a infraestrutura tem um enorme custo para os organizadores. A locação do espaço, a montagem, a decoração, a iluminação… tudo isso acrescenta ao orçamento.

Já a realização do evento on-line, embora tenha diversos custos — plataforma de transmissão, hospedagem de arquivos, possíveis equipes de produção locais etc. —, ainda é mais econômica. Essa redução dos gastos pode ser repassada ao público, que tem maiores condições de participar.

É mais sustentável

Além dos gastos, todo evento tem uma pegada de carbono. Quanto maior a organização, maior o impacto ambiental que representa.

Ao reduzir o deslocamento de pessoas e o consumo de energia de uma grande produção, o evento on-line pode ser também mais sustentável.

É mais flexível

Mudar a data de um evento presencial pode comprometer toda a organização, uma vez que depende da agenda dos participantes, da reserva de hotéis e de outros fatores. Já ao fazer um evento on-line isso é mais fácil e, melhor ainda, o conteúdo pode ficar disponível para os espectadores caso eles não possam assistir à transmissão ao vivo na nova data.

A flexibilidade também se estende ao número de inscritos, não mais limitados ao espaço físico de um auditório, e até de participantes extras do evento on-line.

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Quando não fazer o evento on-line?

Entretanto, um evento virtual não é a resposta adequada para todas as empresas. Em alguns casos, o melhor é esperar. Confira a seguir quais são essas situações.

Se o público-alvo não é conectado

A organização do evento on-line deve considerar se o público pode atender a ele, e não apenas se a empresa pode realizá-lo. Então, antes de entrar em qualquer detalhe de produção, vale fazer uma pesquisa ou consulta pública para avaliar o nível de adesão à alternativa.

Se o cronograma é apertado

Fazer o evento on-line pode trazer mais economia e mais flexibilidade, mas nem por isso dá menos trabalho produzi-lo. E o processo de criar uma estrutura virtual, divulgar o evento e gerar inscrições não dura menos de um mês para grandes eventos. Em lives e outros formatos mais básicos, no entanto, isso pode ser agilizado.

Se o foco é proporcionar uma experiência imersiva

Existem muitas formas de proporcionar experiências diferenciadas na internet, mas nem todas são facilmente acessíveis. A realidade aumentada, por exemplo, ainda não é uma tecnologia muito difundida.

Há também os casos em que a experiência virtual não substitui a real. Por exemplo, digamos que uma marca tenha planejado fazer um evento de lançamento de um novo calçado para escalada. Nesse caso, a parede de escalada é a melhor experiência para isso. Portanto, mudar a estratégia de lançamento, usando influenciadores em vez do evento, pode ser mais eficiente.

Soluções da NSC para divulgar seu evento

Seja um evento presencial, seja um evento on-line, a NSC tem diversas soluções para ajudar na divulgação.

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