Um dos primeiros setores a ser afetado pelo surto da COVID-19, causada pelo novo coronavírus, foi o mercado de eventos. Festivais, jogos, feiras, exposições e, claro, eventos de negócios tiveram de ser cancelados, adiados ou transferidos para o ambiente digital.

Você sabe, então, qual é o melhor caminho a seguir para sua agenda? Fazer um evento on-line ou aguardar? As considerações a seguir podem ajudar sua empresa nessa decisão.

Cancelar X adiar

O primeiro dilema dos organizadores de eventos de negócios é entre cancelar ou adiar. Mas o cancelamento só deve ser considerado em circunstâncias específicas, como em eventos regulares que podem ter o hiato de uma edição, ou restritos a uma data especial.

No geral, o que tem sido reportado é um grande número de adiamentos, mesmo que sem data definida para realização. Essa é a postura buscada pelo setor hoteleiro, outro que tem sentido em maior nível o impacto do novo coronavírus.

Em Santa Catarina, uma iniciativa pelo adiamento das reservas vem da startup Asksuite, plataforma de atendimento automático com inteligência artificial para hotéis e resorts. A campanha Change the Date (Mude a Data) procura conscientizar o público sobre essa questão.

— O mercado de hotelaria e turismo é, sem dúvida, um dos mais afetados pela pandemia do coronavírus. Este setor emprega milhões de pessoas e precisa de ajuda para se manter vivo. Para ajudar a hotelaria, a Asksuite lançou a campanha Change the Date com o objetivo de conscientizar os viajantes a não cancelarem suas reservas, mas, sim, remarcarem ou pegarem crédito para o futuro — relata Paula Carreirão, da área de marketing internacional da Asksuite.

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Fazer o evento on-line ou aguardar o evento presencial?

O adiamento tem essa vantagem de contribuir com outros setores da economia. Em alguns casos, dependendo do objetivo do evento, a realização presencial parece indispensável. Eventos que envolvam marketing de experiência, testes de produtos e outras formas de contato direto com o público são os que têm maior dificuldade de transferência para a internet.

Para Patrícia Menegoto, event experience designer, é melhor adiar o evento “quando a marca entender que o grande diferencial dela está na experiência física e não no valor agregado do seu produto.” 

Mas, graças à tecnologia, hoje pode ser revisto o que até ontem era considerado imutável.

— Após o salão do automóvel de Genebra ter sido 100% on-line, as empresas precisam repensar se é mesmo preciso estar presente fisicamente para vender — ressalta a especialista em eventos.

Ela também comenta que talvez nem todas as ações planejadas para o off-line possam ser replicadas no on-line, porém o conteúdo, esse sim, tem mais valor do que nunca.

— Em tempos incertos, ganha quem consegue ser um guia. E as pessoas estão procurando por um sentimento de pertencimento e conforto. Construir uma comunidade, com conteúdo relevantes, é um dos segredos para engajar um público fiel no longo prazo.

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Eventos on-line podem ser uma alternativa. (Foto via Freepik)

Na hora de fazer eventos on-line

Então, se o caminho escolhido pela empresa for o da realização do evento on-line, existem alguns pontos importantes a observar. O primeiro, destaca Patrícia, diz respeito à escala do evento em si.

— Pense em como movimentar a marca ao criar uma comunidade leal, em especial com eventos e ações on-line menores para que, quando tudo isso passar, as pessoas ainda se lembrem da sua marca e estejam, mais do que nunca, animadas em ir ao seu evento presencial.

O segundo ponto levantado tem relação com o ambiente digital. Não se trata apenas de pegar uma câmera e gravar. É preciso levar o máximo da experiência física para a internet.

— Devemos lembrar que as pessoas estão assistindo ao evento por meio de diferentes telas, no conforto de suas casas. Então, criar uma experiência on-line começa com ferramentas que proporcionem engajamento e vai até pensar no layout do conteúdo apresentado.

Patrícia Menegoto cita recursos para utilizar na transmissão que simulam o ambiente real, como chat ao vivo, espaço de tempo para networking e ações de merchandising com uma área de exposição para os patrocinadores. E completa:

— Uma excelente dica é adicionar elementos surpresas. Quem sabe mudar o formato: em vez de fazer o evento de um dia inteiro, que tal fazer um evento de duas horas por dia, no mesmo horário, no decorrer da semana?

Por fim, vale aproveitar o conteúdo do evento on-line nos diversos canais digitais da marca. Como orienta Nikki Garvey, head de anúncios, eventos e experiências do YouTube:

“Não subestime os seus próprios canais: seu site, email marketing, blogs e redes sociais”.

Assim, sua empresa estende o aproveitamento do evento para além do instante de realização.

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