Este 2021 trará novos desafios e novas oportunidades para as empresas. Mas virá acompanhado também de algumas questões já familiares com relação ao desempenho nos negócios. Entre elas, sem dúvida uma das mais importantes é: como aumentar a produtividade?

A produtividade, vale ressaltar, não se trata apenas de fazer mais. Também é necessário apontar que a perda de produtividade pode ser um sintoma de algum outro problema organizacional. Ela pode estar relacionada à cultura da empresa ou às relações no ambiente de trabalho. Então, investigar a raiz dessa questão permite encontrar o que mais está impactando negativamente seus resultados.

Quer saber por onde começar? Confira a seguir sete dicas para aumentar a produtividade da sua empresa em 2021.

7 dicas para aumentar a produtividade em 2021

1. Entenda o papel do gestor na produtividade empresarial

Uma equipe produtiva começa ainda no momento da contratação de cada colaborador e continua nos treinamentos oferecidos ao time. Porém, mesmo com os melhores talentos, a produtividade da empresa pode ser afetada se o gestor não estiver a par das melhores práticas e processos para conduzir o negócio aos resultados desejados.

Saber delegar tarefas, definir prioridades, alocar recursos e expressar-se com clareza são competências necessárias às lideranças. Isso significa que elas também devem buscar o aprimoramento constante com leituras, cursos, mentorias e afins.

De fato, uma pesquisa da Dynamic Signal mostra que a falta de uma comunicação adequada no ambiente de trabalho faz dois terços dos funcionários pensarem em desistir das empresas em que estão, com reflexo no desempenho das atividades exercidas. E, de acordo com a Harvard Business Review, os negócios perdem 20% da capacidade produtiva, em média, por causa da estrutura e dos processos organizacionais mal elaborados.

2. Pense em adotar o trabalho não presencial no longo prazo

Aumentar a produtividade não significa controlar cada vez mais pessoas e tarefas. Pelo contrário, o melhor caminho parece ser o da flexibilização responsável.

Em pesquisa recente, o DataSenado revela que 41% dos trabalhadores tiveram mais produtividade no teletrabalho, em meio à pandemia. Outros 38% não viram mudanças no desempenho e apenas 19% perceberam um impacto negativo atuando fora do escritório. Ou seja, os ganhos excedem as perdas.

Mas se o trabalho remoto ou em home office é uma realidade para mais e mais pessoas, é preciso haver um manual de boas práticas para isso. Nesse aspecto, é fundamental estabelecer horários fixos para as atividades do trabalho, respeitando o tempo fora do expediente dos colaboradores.

Um estudo realizado por pesquisadores da Universidade de Illinois indica que a menor interferência do trabalho na vida pessoal traduz-se em menor estresse pessoal, o que contribui para o aumento da produtividade na empresa.

Leia também: Trabalho remoto é o caminho do futuro?

Uma dica para aumentar a produtividade é priorizar atividades, em vez de fazer tudo ao mesmo tempo. (Foto via Freepik)

3. Monte um plano de ação

Ter um caminho bem definido evita distrações no meio do trajeto. Isso vale para a vida, para viagens e, claro, para aumentar a produtividade da sua empresa em 2021.

Felizmente, não é preciso começar com metodologias complicadas ou sistemas avançados para dar um norte aos seus projetos. Existe uma ferramenta simples que pode ajudar nesse sentido: a 5W2H.

Ela se refere a sete perguntas-chave, cujas respostas definem um plano de ação concreto. São elas:

• O que deve ser feito?
• Por que é necessário?
• Quando deve estar pronto?
• Onde ou no que será executado?
• Quem são os responsáveis?
• Como deve ser feito?
• E quanto pode ser gasto?

Aplique-as às iniciativas da sua empresa e veja como elas são capazes de tornar tudo mais claro para você e para os demais envolvidos nelas.

4. Defina OKRs

Outra forma de manter um time sintonizado com os planos do negócio — tanto coletivamente quanto individualmente — é por meio dos OKRs. Assim são conhecidos os objective and key results, ou objetivos e resultados-chave.

Essa é uma metodologia originada na área da tecnologia, em que metas ousadas e rápidas transformações fazem parte da rotina das empresas. Ela é dividida em duas partes:

• A primeira consiste em um objetivo geral da empresa. Por exemplo: conquistar mais clientes.
• A segunda estabelece resultados específicos que contribuirão para o objetivo. Por exemplo: dobrar os acessos ao site. Atrair 50% mais leads. Vendedores devem fazer 30% mais contatos. E assim por diante.

Para cada objetivo, defina de três a cinco resultados-chave. Estes podem ser delegados à empresa como um todo, a um setor ou até mesmo a um indivíduo. Assim, é possível ter uma melhor visualização de como as diferentes partes de um negócio contribuem para que as expectativas sejam alcançadas.

5. Foque em uma atividade de cada vez

Um detalhe importante sobre aumentar a produtividade é que, para produzir mais, é preciso fazer menos, em certo sentido.

Há um mito em torno da necessidade de ser multitarefas no trabalho. No entanto, de acordo com diversos estudos da Sociedade Americana de Psicologia, isso é prejudicial à produtividade na empresa. Transitar entre diversas tarefas pode tomar até 40% mais tempo do que focar em apenas uma atividade.

Também é uma questão de lógica. Digamos que uma mesma pessoa seja responsável por dois projetos, cada um levando uma semana para ficar pronto. Se ela os fizer simultaneamente, ambos levarão duas semanas para serem entregues. Porém, se ela fizer um de cada vez, um deles estará terminado na primeira semana, enquanto o outro de qualquer maneira só seria concluído ao fim da quinzena.

6. Faça menos reuniões

Segundo dados da Atlassian, em média, um colaborador passa 31 horas por mês em reuniões improdutivas. Isso porque muitas delas poderiam ser resolvidas por e-mail, como na atualização de status de projetos, divulgação de novidades etc.

Quando se tem um plano de ação claro desde o começo, muitas dessas reuniões tornam-se dispensáveis, permitindo que a equipe fique livre para produzir. Se uma conversa for realmente necessária, há duas formas de otimizá-la:

• Envie um e-mail informando os tópicos que serão discutidos e o que cada um deve trazer à discussão.
• Limite o número de pessoas envolvidas e estabeleça um tempo para o término da reunião. Assim se mantém o foco.

7. Use as ferramentas certas

Para organizar e acompanhar as atividades de uma equipe, a tecnologia é indispensável. Mais do que isso, um programa do Senai mostrou que é possível aumentar a produtividade de empresas em 22% com o uso das novas tecnologias da indústria 4.0, mesmo a partir dos recursos mais básicos, como sensoriamento e computação na nuvem.

Mas você pode começar até com ferramentas gratuitas. Para conhecer alguns desses recursos úteis na gestão de negócios, na comunicação com o time e nas vendas, confira nosso Guia de Ferramentas para aumentar a produtividade da sua empresa. Baixe grátis!